Agenturen der Gegenwart müssen sich flexibel und gleichzeitig kosten effizient aufstellen. Dies gilt insbesondere für die eigene IT Infrastruktur. Eines vorweg: Es geht in der Blogbeitragsreihe nicht um Online-Marketing, zumindest nicht direkt.
Ich möchte Ihnen mit diesem Beitrag die fünf wichtigsten Entscheidungen einer modernen IT vermitteln und Ihnen somit etwas Orientierung geben, wie Sie die IT Ihres Unternehmens oder Agentur effizient, skalierbar und modern aufstellen können. Dabei hilft mir meine Expertise als IT Systems Engineer, die ich im Consulting, in verschiedenen Unternehmen und letztlich in unserer Agentur sammeln konnte.
Warum macht es Sinn, seine IT modern aufzustellen und was bedeutet „modern“ überhaupt?
Der heutige Anspruch an die Unternehmens IT ist extrem hoch. Dies leitet sich zum einen aus dem gestiegenen Anspruch unserer Kunden ab, die effiziente Geschäftsprozesse und angenehme Schnittstellen gewohnt sind und diese einfordern. Zum anderen sind auch unsere Kolleginnen und Kollegen sehr verwöhnt. Das Adjektiv „verwöhnt“ meine ich in einer sehr positiven Bedeutung, denn jeder hat das Recht auf gute Software, Hardware und schlanke Geschäftsprozesse am Arbeitsplatz. Software, die nicht funktioniert, schlecht konzipiert oder einfach nur stümperhaft integriert ist, wird nicht oder nur widerwillig benutzt. Diesen Fakt sollte bei jeder Entscheidung oberste Prämisse sein. Einschränkungen sind meiner Meinung nur durch rechtliche Aspekte oder untergeordnet auch wirtschaftlichen Interessen zulässig.
Was verstehe ich unter einer modernen IT?
Weiche Faktoren
Ich verstehe meine Rolle als mini CTO als Dienstleister, innerhalb des eigenen Unternehmen, der die Werkzeuge, Prozesse und Software zur Verfügung stellt, die uns und unseren Kunden helfen, einen besseren Job zu machen. Klassisches IT gebaren, á la friss oder stirb, sind bei uns tabu.
Zuhören. Nachfragen. Vorschläge und Konzepte erarbeiten. Entscheidungen umsetzen. Entscheidungen überdenken. Repeat
Ein weiter Aspekt ist, dass unsere Kolleginnen und Kollegen von überall aus der Welt arbeiten wollen und können. Daher ist es wichtig, dass wir möglichst nichts an unseren Office Standort in Hagen binden. (PS: Aufenthalte in einem Co Working Space sind im übrigen bei uns nach kurzer Rücksprache möglich).
Sie haben Interesse mit uns zu arbeiten, dann schauen Sie mal hier:
Harte Faktoren
IT muss funktionieren und zwar immer, jeden Tag! Wenn ich unsere Bedürfnisse in eine Reihenfolge bringen soll, dann sieht das wie folgt aus.
Infrastruktur: Internet / WLAN / Netzwerk
Hardware: Notebook / Smartphone / Telefonie
Software: Mail / CRM / Buchhaltung / Datenaustausch
Welche Lösung nutzen wir als Agentur?
Internet / WLAN
Investieren Sie in Ihre WLAN Infrastruktur und Internetanbindung. Eine Fritzbox reißt es in der Regel nicht raus. Insbesondere wenn Sie perspektivisch über 2+ aktive Nutzer einplanen. Eine leistungsfähige, stabile und Latenz optimierte WLAN und Internetverbindung, bescheren Ihnen zufriedene Mitarbeiter. Jede Sekunde die eine Anfrage länger dauert, als sie muss, kostet ein Vielfaches, was uns dieser relativ überschaubarer Invest kostet.
Ein Plan-B für den Fall, dass mal wieder ein Bagger Ihre Internetanbindung durchtrennt, sollte von Ihnen ebenfalls erarbeitet werden. Wir nutzen für diesen Zweck eine LTE Backup Leitung, die im Falle eines Ausfalls automatisch übernimmt.
Notebook / Smartphone / Telefonie
Als Onlinemarketing Agentur verwenden wir überwiegend moderne MacBooks, die so angeschafft wurden, dass sie locker 3 Jahre ausreichen. Zudem sind alle Notebooks durch Wartungsverträge abgesichert, um im Fehlerfall schnell Hilfe und Ersatz zu bekommen. Sparen Sie hier nicht an der falschen Stelle, insbesondere bei Apple sollte man sich eher für das teurere Modell entscheiden, als eine abgespeckte Version zu kaufen. Ja tut weh, ist aber wichtig und richtig!
Da wir regelmäßig Content für uns und unsere Kunden produzieren, verwenden wir aktuelle iPhone Modelle. Dadurch bleiben wir im Apple Ökosystem und nutzen die starke Verzahnung zwischen MacBooks und iPhones.
Software
Bevor wir zur Software kommen, ein paar Sätze zu unserer IT Situation. Neben unserer WLAN und Internet-Access-Infrastruktur, haben wir keinen einzigen physischen Server in Betrieb. Klassische Windows Netzwerkfreigaben oder schlimmeres gibt es bei uns nicht. Dies macht auch überhaupt keinen Sinn, weil solche Ressourcen von überall aus erreichbar sein müssen und dies nicht sinnvoll realisiert werden ~kann~ sollte.
Eine Ausnahme stellt beispielsweise ein Archiv für große Datenmengen dar, dass wir für unseren verteilten Videoschnitt-Workflow bewusst vor Ort vorhalten.
Ansonsten nutzten wir meist Cloud basierte Software. Da wir hier eine ganze Menge Lösungen einsetzen, werde ich mich in kommenden Beiträgen noch detaillierter dazu äußern. Daher nachfolgend nur ein Abstract.
Als Kollaborationstools, konkret für unsere Mail Kommunikation, Terminplanung und Raumverwaltung, nutzen wir G-Suit Business von Google.
Für die interne Kommunikation hatten wir zunächst mit WhatsApp gestartet, was aber zu Konflikten geführt hat. Insbesondere der Eingriff in die private Zeit stellte ein großes Problem dar. Daher haben wir uns um eine alternative Lösung bemüht, die sich aus unserem privaten WhatsApp Raum heraushält und uns nicht außerhalb der Arbeitszeit mit Push-Nachrichten bombardiert. Seither nutzen wir Slack. Ein fantastisches Tool und ich habe keinen Schimmer, wie man früher ohne auskommen konnte. Slack hat sich bei uns in der Zwischenzeit einer Art Klebstoff entwickelt, der uns immer und überall zusammenhält. Dort wird kommuniziert, geplant, diskutiert oder auch einfach nur gelacht.
Zudem nutzen wir noch folgende Lösungen:
- Dateiaustausch -> Dropbox Business
- Passwortmanagement -> 1Password Team
- Buchhaltung (Angebote/Rechnungen): Sevdesk
- CRM: Pipedrive
- Zeiterfassung: Clockodo
- Telefonie: Sipgate
- Micro Webseiten: Jimdo / Strikingly
Nun sind Sie gefragt. Lassen Sie uns gerne Ihr Feedback hier und lassen Sie uns wissen, worüber Sie noch mehr erfahren möchten!
